DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Stand: Oktober 2026

Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website und in unserem Kundenportal unter tierpensionwagner.de, www.tierpensionwagner.de und portal.tierpensionwagner.de.

Verantwortlicher

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für den Betrieb unserer Website und unseres Kundenportals, die Bearbeitung von Anfragen, die Vorbereitung und Durchführung von Betreuungsverhältnissen, die Abrechnung, die Kundenkommunikation, die Sicherheit unserer Systeme oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Durchführung von Verträgen, auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Verpflichtungen oder auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen. Dazu zählen insbesondere Betriebssicherheit, Missbrauchsschutz, nachvollziehbare Dokumentation und die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Öffentliche Website und Hosting

Unsere öffentliche Startseite verwendet lokale HTML-, CSS- und Bildressourcen. Wir setzen dort keine Analyse- oder Marketingsoftware, Google Fonts, extern eingebetteten Karten oder Videos sowie kein Werbe- oder Conversion-Tracking ein. Hosting, Anwendung und Datenbank werden bei DigitalOcean betrieben.

Beim Aufruf können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, aufgerufene Ressource, Browser- beziehungsweise User-Agent-Informationen sowie technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten. Dies dient der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website sowie dem Missbrauchsschutz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb.

Cookies und lokale Browserdaten

Die öffentliche Startseite setzt keine eigenen Tracking- oder Marketing-Cookies und verwendet kein Marketing- oder Analyse-Tracking. Im Portal wird ein technisch erforderlicher Sitzungscookie für die Anmeldung und Sitzung verwendet.

Zusätzlich können technisch notwendige lokale Browserdaten für die sichere Wiederholung noch nicht abgeschlossener Portalvorgänge und für Ansichtszustände verwendet werden. Dazu gehören LocalStorage für ausstehende, sicher wiederholbare Vorgänge, SessionStorage für bestimmte Mitarbeiter- und Navigationszustände sowie der Browsercache für statische Ressourcen.

Diese Daten haben unterschiedliche Lebensdauern. Technisch kurzfristige Daten werden nach ihrem jeweiligen Zweck entfernt; Sitzung, Abschluss eines Vorgangs und die Speicherverwaltung des Browsers können dabei maßgeblich sein. Soweit der Zugriff auf das Endgerät für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, erfolgt er nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Ein Cookie-Consent-Banner ist für die hier beschriebene technisch erforderliche Speicherung nicht vorgesehen.

Kontaktformular und Betreuungsvorbereitung

Bei einer Kontaktanfrage verarbeiten wir insbesondere Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschten Betreuungszeitraum, Tierart und Tiername sowie mitgeteilte Angaben zu Geschlecht, Alter, Gewicht, Chip, Impfungen, Gesundheit, Medikamenten und Betreuung des Tieres. Hinzu kommen Ihre Freitexte und technisch notwendige Informationen zum Spam- und Missbrauchsschutz.

Wir nutzen diese Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Prüfung, ob und unter welchen Voraussetzungen eine Betreuung möglich ist, und zur Vorbereitung einer späteren Kunden- und Tierakte. Frühere betreuungs- oder sicherheitsrelevante Angaben können bei späteren Kontaktaufnahmen berücksichtigt werden. Rechtsgrundlage ist je nach Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Schutz- und Dokumentationsinteressen.

Kontaktanfragen einschließlich der damit verbundenen Tier-, Gesundheits- und Betreuungsangaben speichern wir grundsätzlich höchstens zehn Jahre nach dem letzten Kontakt. Eine frühere Löschung ist möglich. Bei erneuter Kontaktaufnahme innerhalb dieses Zeitraums beginnt der Aufbewahrungszeitraum erneut. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und eine im Einzelfall erforderliche längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.

Cloudflare Turnstile

Zum Schutz des Kontaktformulars vor automatisierten und missbräuchlichen Anfragen verwenden wir Cloudflare Turnstile. Cloudflare kann dabei technische Verbindungs-, Browser- und Gerätesignale verarbeiten, insbesondere IP-Adresse, User-Agent beziehungsweise Browserinformationen, technische Sicherheits- und Interaktionssignale sowie Turnstile- und Challenge-Informationen.

Die eigentlichen Kontaktformularinhalte werden durch unsere Implementierung nicht zusätzlich als Bestandteil der Turnstile-Serververifikation übermittelt. Zweck ist der Spam-, Bot- und Missbrauchsschutz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Kontaktformulars und unserer Systeme vor automatisiertem Missbrauch. Hinweise zu möglichen Drittlandtransfers finden Sie weiter unten.

Kundenkonto und Tierprofile

Im Kundenkonto und in Tierprofilen können Name, Kontakt- und Adressdaten, Zugangskonto, technische Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten sowie Tierfoto, Rasse, Alter oder Geburtsdatum, Geschlecht, Gewicht und Chipnummer verarbeitet werden. Dazu kommen erforderliche betreuungsbezogene Angaben, Medikamenten- und Gesundheitsinformationen zum Tier sowie interne Betreuungshinweise. Passwörter werden als Hashwerte und nicht im Klartext gespeichert.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit und Dokumentation. Kunden- und Tierprofile werden grundsätzlich für die Dauer der Kundenbeziehung gespeichert. Da Kunden unsere Betreuung teilweise nach mehrjährigen Unterbrechungen erneut in Anspruch nehmen, führt eine längere Buchungspause allein nicht zur Löschung des Kundenkontos oder Tierprofils.

Die Daten bleiben erhalten, solange sie für die bestehende oder mögliche erneute Kunden- und Betreuungsbeziehung noch erforderlich sein können. Sie werden gelöscht oder anonymisiert, wenn die weitere Speicherung für diese Zwecke nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen oder sonstigen berechtigten Gründe für die weitere Speicherung bestehen.

Buchungs- und Betreuungshistorie

Wir verarbeiten Buchungsanfragen, bestätigte Aufenthalte, Anreise- und Abreisezeiten, Kunden- und Tierbezüge, Unterbringung, Zusatzleistungen, Preise und Rabatte, Änderungsanträge und Stornierungen, Kennenlern- und Besichtigungstermine sowie betreuungsbezogene Angaben und die Bearbeitungs- und Statushistorie. Dies dient der Vorbereitung und Durchführung der Betreuung und ihrer nachvollziehbaren Dokumentation auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und, soweit erforderlich, lit. f DSGVO.

Daten früherer Buchungen und Aufenthalte werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie für die bestehende oder mögliche zukünftige Kunden- und Betreuungsbeziehung relevant sein können. Da Tiere über viele Jahre hinweg wiederholt von uns betreut werden können, führt das Alter einer Buchung allein nicht automatisch zu ihrer Löschung. Es gilt keine feste Jahresfrist für diesen gesamten Bestand.

Die an eine konkrete Buchung gebundene Bearbeitungs- und Nachweishistorie folgt dem Lebenszyklus der zugehörigen Buchungs- und Betreuungshistorie und wird nicht separat früher gelöscht. So bleibt der Buchungsvorgang vollständig nachvollziehbar. Rein technische, nicht buchungsgebundene kurzlebige Sicherheitsdaten können entsprechend ihrem technischen Zweck früher gelöscht werden.

Zahlungen und Abrechnung

Zur Abrechnung verarbeiten wir Preise, Forderungen, Zahlungseingänge, Zahlungsdatum und Zahlungsart, Guthaben und Überzahlungen, Stornogebühren, finanzielle Buchungsbezüge sowie gesetzlich erforderliche Abrechnungs- und Nachweisdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten sowie gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Forderungsdurchsetzung und nachvollziehbare Dokumentation.

Steuer-, handels- und sonstige gesetzlich relevante Unterlagen speichern wir für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer. Darüber hinaus können mit der Kunden- und Buchungshistorie verbundene Abrechnungsinformationen erhalten bleiben, soweit dies zur Nachvollziehbarkeit, zur Erfüllung bestehender Ansprüche oder aus sonstigen berechtigten Dokumentationsgründen erforderlich ist. Für den gesamten Finanzbestand gilt keine pauschale einheitliche Jahresfrist.

Kundenkommunikation und E-Mails

Unsere Kommunikation umfasst Portalnachrichten, eingehende und ausgehende E-Mails, Nachrichteninhalte, gegebenenfalls Anhänge, technische Zustellinformationen sowie Buchungs-, Kunden- und Tierbezüge. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anliegen und der Betreuung sowie ihrer Dokumentation. Je nach zugrunde liegendem Vorgang beruht sie insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO.

Kundenkommunikation und E-Mail-Korrespondenz speichern wir grundsätzlich höchstens zehn Jahre ab dem jeweiligen Kommunikationsvorgang. Je nach Art und Relevanz der Kommunikation sowie den eingesetzten Systemen können Daten bereits früher gelöscht werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie eine im Einzelfall erforderliche längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.

Eingesetzte Dienstleister

STRATO wird als Dienstleister und Auftragsverarbeiter für Domain- und DNS-Dienste sowie unser reales E-Mail-Postfach [email protected] und den Alias [email protected] eingesetzt. Bei E-Mail-Kommunikation können insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Headerdaten, Nachrichteninhalte und Anhänge verarbeitet werden. Eingehende Kommunikation wird aus dem STRATO-Postfach in unserem eigenen Portal- und Ticketsystem bearbeitet.

Brevo wird als Auftragsverarbeiter für transaktionale Ausgangsmails aus dem Portal eingesetzt. Übermittelt werden können Empfängeradresse, Absender- und Reply-To-Angaben, Betreff, Text- oder HTML-Inhalt, gegebenenfalls Anhänge sowie technische Versand- und Zustellinformationen. Zweck ist der Versand von System- und Kundenkommunikation. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem zugrunde liegenden Vorgang, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO.

DigitalOcean wird als Auftragsverarbeiter für Web- und Portalhosting, Hintergrundverarbeitung, die PostgreSQL-Datenbank, die Speicherung der dort vorhandenen Geschäfts-, Portal- und Kommunikationsdaten sowie Datensicherung und Wiederherstellung eingesetzt. Cloudflare ist der Dienstleister für den oben beschriebenen Turnstile-Missbrauchsschutz.

Datensicherung und Wiederherstellung

Zur Absicherung gegen Datenverlust werden automatische Sicherungen der Datenbank verwendet. Die Datenbank kann innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Tagen auf einen früheren Stand wiederhergestellt werden. Personenbezogene Daten können deshalb nach einer Löschung im laufenden System noch bis zu sieben Tage in Sicherungs- beziehungsweise Wiederherstellungsdaten enthalten sein. Diese Daten werden ausschließlich zu Wiederherstellungs- und Sicherheitszwecken verwendet.

Empfänger und Drittlandtransfers

Zugriff erhalten berechtigte Mitarbeiter der Tierpension Wagner und je nach Verarbeitung die genannten Dienstleister DigitalOcean, STRATO, Brevo und Cloudflare. Soweit erforderlich und rechtlich zulässig, können außerdem Steuerberater, Finanzbehörden, Gerichte, Rechtsanwälte oder sonstige gesetzlich oder berechtigt einzubeziehende Stellen Daten erhalten. Eine Weitergabe für fremde Werbezwecke erfolgt nicht.

DigitalOcean und Cloudflare sind US-amerikanisch geprägte Anbieter. Soweit im Rahmen der eingesetzten Dienste personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder von dort zugänglich gemacht werden, erfolgt dies unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, kann die Übermittlung hierauf gestützt werden. Andernfalls werden geeignete Garantien verwendet, insbesondere die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Sofern Anbieter am EU-US Data Privacy Framework teilnehmen und die Voraussetzungen vorliegen, kann auch der entsprechende Angemessenheitsbeschluss herangezogen werden.

Automatisierte Verarbeitungen

Das Portal führt automatische Berechnungen und Prüfungen durch, etwa zu Verfügbarkeit, Kapazität, Preisen, Spam- und Missbrauchsschutz sowie technischen Zugangsprüfungen. Auch Wartelisten- und Optimierungsvorschläge werden systemgestützt erstellt. Eine verbindliche Kundenbuchung wird jedoch nicht durch eine vollautomatische wirtschaftliche Entscheidung des Systems bestätigt. Nach aktuellem System besteht keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

Löschverlangen und Ihre Rechte

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen bestehen. Das Recht auf Löschung gilt nicht uneingeschränkt: Daten können insbesondere weiterhin gespeichert werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. In solchen Fällen wird die weitere Verarbeitung auf die erforderlichen Zwecke beschränkt.

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Sicherheit und Aktualisierung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu zählen HTTPS/TLS, ein Rollen- und Berechtigungskonzept, geschützte Sitzungen, Passwort-Hashing, Mitarbeitergeräte und Passkeys, Nachvollziehbarkeitsmechanismen sowie technische Maßnahmen gegen Missbrauch und zur Begrenzung von Anfragen.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich eingesetzte Dienste, Datenverarbeitungen oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern.